Hoe verras je de deelnemers van jouw online event?

De shift naar virtuele events

Om een antwoord te bieden op de beperkingen die gepaard gaan met COVID-19, kiezen organisatoren van (betalende) events voor een 100% online format. Voorbeelden hiervan zijn “ The HR virtual summit “ , " thenextweb " en het BAM marketingcongres (om er maar enkele op te noemen).

Ook interne corporate evenementen zoals: personeelsfeesten, seminaries, teambuilding activiteiten, “de dag van” , sales meetings,  product lanceringen... organiseren noodgedwongen een digitaal congres of event.

De opportuniteiten

Online events brengen heel wat voordelen met zich mee:

Schaalbaar: een online event is niet locatie- en/of tijdsgebonden. Er is geen beperking op het aantal deelnemers. Wordt er een sessie gemist? Alle sessies worden opgenomen en de deelnemer kiest zelf wanneer, waar en welk stuk hij of zij wil herbekijken.

Personalisatie: een virtueel event geeft je de mogelijkheid om de content te laten aansluiten op de vraag van je doelgroep. Je kunt de virtuele omgeving volledig inrichten naar jouw wensen.  

Interactie: digitale tools laten toe om de interactie te verhogen. Maak gebruik van live Q&A sessies, enquêtes, polls en break-out rooms.

Rapportering: krijg een gedetailleerd inzicht en optimaliseer je volgende evenement.

Kostenbesparend: er worden minder kosten gemaakt voor onder andere de locatie, inrichting, techniek, catering, vervoer en hotels.

Duurzaam: de ecologische voetafdruk verkleint, want er wordt minder gereisd, minder voedsel verspild en minder papier gedrukt.

De uitdagingen

De voordelen zijn duidelijk. Maar het blijft een uitdaging om de charme van een fysiek evenement digitaal te evenaren.

Totaalbeleving: emoties die een zaal teweegbrengt zoals geluk, verbazing, trots, ontroering, groepsgevoel… Die zijn lastig digitaal te faciliteren. 

Catering: een must-have want het bevredigt onze basisbehoefte. Hongerige en dorstige mensen zijn niet aandachtig. Het tijdig en vers leveren van maaltijden bij elke deelnemer thuis is een challenge.

Sociaal contact: het pauzemoment zorgt ook voor die andere basisbehoefte: sociaal contact. Een ideaal moment om te netwerken met bestaande en nieuwe relaties. 

Toevallige ontmoetingen: nieuwe mensen leren kennen en ideeën uitwisselen kan perfect online en efficiënt dankzij een app zoals ‘Conversation Starter’. Maar voor toevallige ontmoetingen kan een algoritme helaas niet zorgen.

Focus: dagevenementen duren gemiddeld 8 uur. Iemand zo lang offline geboeid houden is makkelijk door beweging, pauzes en interactie tussendoor. Maar dit online bereiken, is heel wat moeilijker.

Enkele tips & tricks

Catering: pas op met verse voeding en tijdig leveren. Een ontbijtbox met een omelet die pas in de namiddag aankomt en er niet meer vers uitziet, daar doe je niemand een plezier mee.  

Techniek: probeer technische problemen te voorkomen. Kies voor een betrouwbare partner om jou te ondersteunen en investeer in de juiste (software)tools.  

Lengte: de aandachtsspanne is online veel korter. Kies daarom voor korte formats en sessies. Voorzie ook voldoende pauzes. Verhoog de aandacht en het energielevel van je deelnemers door middel van kleine work-outs tussendoor.

Trek de ervaring offline door: verras je deelnemers en maak hen blij. Bezorg hen een relevant geschenk aan huis. Zeker voor een betalend event: geef hen naast interessante content ook ‘value for money’.

Waarom niet onze geschenkbox met gezonde lekkere snacks en een drankje?

• Voorzie gezonde tussendoortjes om tijdens het pauzemoment te nuttigen: honger gestild, iedereen gelukkig en aandachtig
• Verras hen door een originele inhoud (gezonde onbekende tussendoortjes)
• Voorkom fouten met tijdig leveren van verse bereidingen. Onze snacks zijn lang houdbaar
• Versterk je merkervaring (ook na het event) met een geschenkbox in jouw huisstijl
• Toon dat je om hen geeft en voeg een persoonlijke boodschap toe

Ontdek onze geschenkboxen voor je online event