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Le virage vers les événements virtuels
Pour répondre aux contraintes liées au COVID-19, les organisateurs d'événements (payants) optent pour un format 100% en ligne. On peut citer par exemple « The HR virtual summit », « thenextweb » et le BAM marketingcongres (pour n'en citer que quelques-uns).
Les événements internes en entreprise aussi, comme les fêtes du personnel, séminaires, activités de team building, "journées à thème", réunions commerciales, lancements de produits... doivent désormais s'organiser sous forme de congrès ou d'événement numérique.
Les opportunités
Les événements en ligne offrent de nombreux avantages :Évolutif : un événement en ligne n'est lié ni à un lieu ni à un horaire. Il n'y a aucune limite au nombre de participants. Une session manquée ? Toutes les sessions sont enregistrées et chaque participant choisit quand, où et quelle partie il souhaite revoir.
Personnalisation : un événement virtuel vous permet d'adapter le contenu aux attentes de votre public cible. Vous pouvez entièrement aménager l'environnement virtuel selon vos souhaits.
Interaction : les outils numériques permettent d'augmenter l'interaction. Profitez des sessions de questions-réponses en direct, des sondages, des votes et des salles de sous-groupes.
Reporting : obtenez des informations détaillées et optimisez votre prochain événement.
Économies : moins de frais liés notamment au lieu, à l'aménagement, à la technique, au catering, au transport et aux hôtels.
Plus durable : l'empreinte écologique diminue, grâce à moins de déplacements, moins de gaspillage alimentaire et moins d'impression papier.
Les défis
Les avantages sont clairs. Mais égaler le charme d'un événement physique en version numérique reste un défi.
Expérience globale : les émotions que suscite une salle, comme la joie, l'étonnement, la fierté, l'émotion, l'esprit de groupe… sont difficiles à recréer numériquement.
Catering : un incontournable, car cela répond à un besoin fondamental. Des personnes affamées ou assoiffées ne sont pas attentives. Livrer des repas frais et à temps chez chaque participant est un vrai défi.
Contact social : la pause répond aussi à cet autre besoin fondamental : le contact social. Un moment idéal pour réseauter avec des relations existantes et nouvelles.
Rencontres imprévues : faire connaissance et échanger des idées fonctionne parfaitement en ligne et efficacement grâce à une application comme « Conversation Starter ». Mais un algorithme ne peut malheureusement pas créer de rencontres imprévues.
Concentration : les événements d'une journée durent en moyenne 8 heures. Maintenir l'attention en physique est plus facile grâce au mouvement, aux pauses et à l'interaction. Mais atteindre ce même résultat en ligne est bien plus compliqué.
Quelques astuces
Catering : soyez attentif à la fraîcheur des aliments et à la livraison à temps. Une box petit-déjeuner avec une omelette qui n'arrive que l'après-midi et qui n'a plus l'air fraîche, ça ne fait plaisir à personne.
Technique : essayez d'éviter les problèmes techniques. Choisissez un partenaire fiable pour vous accompagner et investissez dans les bons outils (logiciels). Durée : l'attention est bien plus courte en ligne. Optez donc pour des formats et sessions courts. Prévoyez aussi suffisamment de pauses. Boostez l'attention et le niveau d'énergie de vos participants avec de petites séances d'exercice entre les sessions.
Prolongez l'expérience hors ligne : surprenez vos participants et faites-leur plaisir. Faites-leur parvenir un cadeau pertinent à domicile. Surtout pour un événement payant : offrez-leur, en plus d'un contenu intéressant, un vrai rapport qualité-prix.
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Prévoyez des en-cas plus nutritifs à savourer pendant la pause : la faim est calmée, tout le monde est heureux et attentif
Surprenez-les avec un contenu original (des en-cas plus nutritifs et méconnus)
Évitez les erreurs de livraison de préparations fraîches à temps. Nos snacks se conservent longtemps
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