Wat als je werknemers niet terug naar kantoor willen komen?

Leestijd: 15 min

We hebben de voorbije jaren massaal zitten telewerken, met daarbij de bijbehorende creativiteit om werknemers betrokken te houden en de connectie te bewaren. Nu lijkt het erop dat we onze creativiteit moeten gaan inzetten om de terugkeer naar kantoor vlot en betekenisvol te maken. Want willen alle werknemers nog wel terug naar kantoor? 

2022 zou wel eens het jaar van ommekeer kunnen worden en het loont zeker de moeite om als werkgever na te denken over hoe je je werknemers kan laten voelen dat naar kantoor komen een goed idee is. Wat als je deze uitdaging omvormde in een kans om een “Workplace Value Proposition” te creëren die het engagement en motivatie van je werknemers verhoogt?

Maak de terugkeer naar kantoor de moeite waard

Een unieke waardepropositie is een krachtig statement dat stipuleert waarom de doelgroep iets moet gaan doen. Het moet de doelgroep overtuigen waarom het een toegevoegde waarde met zich meebrengt.

Een Workplace Value Proposition of waardepropositie voor de werkplek geeft de werknemers alle argumenten in handen om opnieuw met de volle goesting naar kantoor te komen om samen te werken!

Een goed gedefinieerde “workplace value proposition” vertegenwoordigt de bedrijfscultuur en laat werknemers de voordelen voelen van op kantoor samenwerken. Het geeft antwoord op de vraag “waarom we naar kantoor komen”.

Om de terugkeer naar de werkplek zo smooth mogelijk te laten verlopen, zijn er eigenlijk 3 kernvragen te beantwoorden:

1. Hoe kunnen we onze mensen veilig terug laten komen?

Zijn er voldoende procedures opgesteld voor alle mogelijk scenario’s: interacties tussen verschillende groepen, ontsmetting, verluchting, quarantaines, …

Voldoen de kantoorruimtes nog aan de eisen van vandaag? Kan iedereen zich veilig voelen, kan er afstand bewaard worden, zijn er voldoende faciliteiten voor videoconferencing met de thuiswerkers?

2. Gaan we voor een hybride werkmodel en hoe zal dat er praktisch gaan uitzien?

Wie komt wanneer naar kantoor? Wie doet aan telewerken? Hoeveel dagen per week komen werknemers naar kantoor? Komen ze op vaste dagen of is hun hybride werkschema flexibel? Wat met reservaties van plekjes op kantoor? Zijn er beperkingen over hoeveel werknemers tegelijk op kantoor mogen zijn?,  …

3. Wat is onze Workplace Value Proposition?

Hoe zorgen we ervoor dat mensen naar kantoor willen komen? Wat hebben we als werkgever te bieden op de werkplek? Wat is de toegevoegde waarde voor onze werknemers om zich naar kantoor te verplaatsen? Hoe zetten we in om de werkervaring van onze werknemers te optimaliseren?

Het spreekt voor zich dat het argument dat ‘het nodig is voor de bedrijfscontinuïteit’ er niet voor zal zorgen dat werknemers met plezier terug naar de werkplek komen. Het is belangrijk dat werkgevers een onweerstaanbare omgeving aanbieden, zodat werknemers een goede reden hebben om zich naar de werkplek te verplaatsen en opnieuw fysiek samen te werken in dezelfde ruimte. 

Een goede, inspirerende Workplace Value Proposition kan ervoor zorgen dat jullie alles uit de nieuwe waarden en structuur van jullie organisatie kunnen halen en tegelijkertijd ervoor zorgen dat mensen die op afstand werken zich volledig gewaardeerd en betrokken voelen.

Dit gaat verder dan de aaibare office dog, veilige sportfaciliteiten en ruimtes om tot rust te komen, gezonde snacks op kantoor, ...

Het legt een set waarden, gedragingen en verwachtingen vast die van jullie werkplek echt the place to be maken!

Laat de 4 C’s jou helpen

Zet de 4 C’s in om jullie Workplace Value Proposition te creeëren. We zetten ze nog eens voor je op een rijtje met hun uitdagingen en opportuniteiten!

1. Connectie (Connection)

Met het full time thuiswerk verdween niet enkel het woon-werkverkeer. Jammer genoeg zakte ook de tijd waarin collega’s informeel met elkaar kunnen omgaan tot onder het nulpunt. En ook al heeft thuiswerk ook zijn voordelen, mensen blijven sociale wezens. Wij hebben positieve contactmomenten met anderen nodig om goed te kunnen gedijen.

Ook al kon de bedrijfscontinuïteit worden gegarandeerd dankzij de online samenwerkingstools en de talloze digitale meetings, toch voelden vele werknemers zich na verloop van tijd uitgeput en sociaal afgesloten na een hele dag vol met videocalls.

Vele bedrijven hebben grote inspanningen gedaan om in de voorbije maanden van full time thuiswerk de connectie met hun werknemers te bewaren en nu moeten ze zich de vraag stellen hoe ze die connectie gaan aanpakken in een hybride werkcultuur.

Op kantoor werken biedt vele mogelijkheden voor interpersoonlijke interactie en dit kan de sociale batterijen van je team zeker opladen. Maar zorg er ook voor dat ook de mensen die van thuis werken zich even verbonden blijven voelen!

• Stimuleer je werknemers om connectie met elkaar te maken en werkgerelateerde en ook vooral andere onderwerpen te bespreken. Niet elke meeting hoeft steeds werkgerelateerd te zijn.
• Ga voor een omgeving die sociale connectie toejuicht! Laat aan je werknemers voelen dat sociale interactie en werkvriendschappen sterk gewaardeerd worden.
• Bedenk creatieve manieren om je 1-1 gesprekken meer pit te geven: wandelmeetings, reserveer timeslots in je agenda voor spontane gesprekken, hou een gezonde en actieve break met je teamleden, …
• Stimuleer je werknemers om met elkaar in gesprek te gaan over hun hybride schema’s. Zoek een dag (of 2) waarop de meeste mensen op kantoor werken en stimuleer werknemers om prioriteit te geven aan kantoorwerk op die dagen.
• Moedig je werknemers aan om samen te lunchen en samen te genieten van een gezonde break wanneer ze op kantoor zijn. Deze informele momenten zijn van onschatbare waarde! 

2. Samenwerking (Collaboration)

Tegenwoordig bestaan er zeer weinig jobs die helemaal op zichzelf staan en werknemers, organisaties en klanten plukken de vruchten van samenwerking. Samenwerken geeft teams de kans om de sterktes en bijdragen van elk individu in het team te verzilveren tot betere prestaties, hogere productiviteit en betere resultaten dan de gewone som van de individuele prestaties.

We stopten niet met samenwerken toen de wereld plots massaal van thuis moest gaan werken, maar de manier waarop is wel veranderd.

Vele teams botsten op de uitdagingen van volledig virtuele samenwerking: beperkte mogelijkheden tot informele, spontane communicatie, de begrenzing van screen sharing en de beperkte interactie.

De terugkeer naar kantoor zal het teamwork verbeteren en de efficiëntie verhogen, zeker in het geval van sterk van elkaar afhankelijke taken. Maar samenwerken verhoogt niet enkel de productiviteit, het creëert en onderhoudt ook het vertrouwen van het team in elkaar.

Door fysiek samen te werken, ontstaat er zichtbaarheid van ieders prestatie en bijdrage. En dit versterkt het vertrouwen in elkaar, zelfs op momenten dat het team niet samen is.

Met een hybride samenwerkingsmodel komt ook de uitdaging om de werknemers die op afstand werken niet uit het oog te verliezen, vooral op belangrijke beslissingsmomenten.

Voor de werknemers die fysiek samen werken op kantoor is het makkelijk om een momentje te vinden om samen te werken in een gedeelde ruimte, om elkaar spontaan vragen te stellen en feedback of hulp te bieden als ze merken dat iemand dit nodig heeft. Thuiswerkers kunnen zulke sleutelmomenten voor samenwerking en ontwikkeling makkelijk missen, wat een negatieve invloed kan hebben op de ontwikkeling van hun carrière.

Daarom is het belangrijk voor managers om hier normen en procedures rond te creëren zodat thuiswerkers actief en bewust betrokken worden en blijven in deze belangrijke samenwerkingsmomenten.

• Samenwerkingssessies rond taken die echt beter verlopen met fysieke samenwerking plan je best bewust wanneer de meeste werknemers op kantoor zijn
• Leer samen als team gebruik te maken van nieuwe samenwerkingsplatformen en -technieken
• Betrek de telewerkers actief in de discussie en beslissingen tijdens samenwerkingsmeetings: vraag actief om input aan de mensen die via video of telefoon deelnemen aan de meeting.
• Zorg voor solide procedures rond ontwikkeling en coaching zodat ook thuiswerkers dezelfde kansen krijgen. Ontwikkeling en coaching verloopt namelijk vlotter en natuurlijker wanneer de coach en coaches fysiek samenwerken.

3. Creativiteit (Creativity)

Zonder creativiteit en innovatie blijft een onderneming ter plaatse trappelen. Om te groeien en te verbeteren zijn beide van groot belang. 

Creativiteit op het werk ontstaat vaak dankzij spontane ontdekkingen in combinatie met geplande samenwerking. De social distancing en het afstandswerken hebben het onwaarschijnlijk moeilijk gemaakt om tot spontane creativiteit te komen, omdat er geen mogelijkheid meer was tot informele, onverwachte gesprekken in de wandelgangen of tijdens een gezonde pauze.

Deze informele ontmoetingsmomenten zijn zeer moeilijk om na te bootsen in een digitale context.

Tijdens fysieke meetings op kantoor is het veel makkelijker om te freewheelen en te brainstormen en die ideeën om te zetten in iets concreets en nieuw!

De terugkeer naar kantoor zal deze spontane en geplande creatieve momenten opnieuw mogelijk maken! Voorzie ongeplande creatieve tijd: ga voor een team meeting zonder vastgelegde agenda of vaste topics en praat gewoon met elkaar of leuke onderwerpen!

De uitdaging ligt erin om dit in te passen in het hybride werkmodel.

Het is belangrijk dat de creatieve input van thuiswerkers niet verloren gaat in het proces!

Om de creativiteit opnieuw aan te wakkeren én de thuiswerkers voldoende te betrekken is het een goed idee om mensen aan te moedigen om hun pauzes samen te nemen en om de thuiswerkers uit te nodigen om mee te doen. Dit kan je bijvoorbeeld doen door hen een snackbox te sturen met dezelfde gezonde snacks als de collega’s op kantoor en samen te genieten.

 

4. Cultuur (Culture)

De bedrijfscultuur reflecteert ‘hoe we de dingen doen’. Het is het geheel van waarden en normen die bepalen waarom een bedrijf bestaat en hoe het zich naar de buitenwereld toe wilt tonen.

Door fysiek samen te werken op kantoor ontstaat er verbinding en een gevoel van ergens deel van uit te maken, ergens toe te behoren. Het helpt werknemers om makkelijker te zien welk effect hun inspanningen hebben op het bedrijf en haar klanten.

Door werknemers terug naar kantoor te halen en de bedrijfscultuur actief aan te wakkeren, kunnen ze zich opnieuw sterker verbonden voelen met het bedrijf.

Dit is het uitgelezen moment om de bedrijfscultuur opnieuw meer zichtbaar te maken voor iedereen en aan te passen aan het huidige samenwerkingsmodel. Welke invloed heeft hybride werken op jullie bedrijfscultuur? 

En nu aan de slag!

Wil jij als bedrijf volop inspelen op verandering en het meeste halen uit het momentum? Dit is hét moment om te herdenken en te finetunen!

Maak een roadmap van de terugkeer naar kantoor:  bepaal samen hoe jullie gaan samenwerken, definieer jullie nieuwe doelstellingen, bespreek in detail en open wat jullie van elkaar verwachten, bepaal hoe de ideale tijdsverdeling tussen kantoor en thuis er uitziet, beslis of jullie gaan proberen inzetten op vaste momenten samen op kantoor, …. ?

Het is de rol van managers en leiders om een onweerstaanbare Workplace Value Proposition uit te werken:

• Door procedures en een beleid op te maken dat steunt op deze 4 C’s
• Door zelf steeds het goede voorbeeld te geven en consequent het vastgelegde gedrag toe te passen
• Door managers en teamleaders aan te moedigen om de Workplace Value Proposition aan te passen op maat van de individuele noden van hun team
• Door werknemers te betrekken in het gesprek over hoe de terugkeer naar kantoor er kan uitzien en dit zo authentiek en open mogelijk te doen
• Door rekening te houden met je werknemers als individu. Hou rekening met hun persoonlijke levenssituatie en werkrol. Vraag hen wat ze leuk en niet leuk vinden aan werken op kantoor. Verfris hun geheugen over wat ze zo leuk vonden aan samenwerken op kantoor. Haal enkel échte, onverbloemde voordelen van fysiek samenwerken aan.
• Door de inspanningen en opofferingen te erkennen van je werknemers in de voorbije uitdagende maanden van full time afstandswerk.
• Door ook na te gaan of jullie shared spaces nog voldoen aan de eisen van vandaag. Kan iedereen zich veilig voelen, kan er afstand bewaard worden, zijn er voldoende faciliteiten voor videoconferencing met de thuiswerkers, … ?

Conclusie

Na maanden van full time thuiswerk en de mogelijke angstgevoelens rond Covid, kunnen sommige werknemers wat terughoudend zijn geworden ten opzichte van een terugkeer naar kantoor. Een goede Workplace Value Proposition kan werknemers helpen om te ontdekken wat het beste voor hen werkt en hoe ze de transitie kunnen maken op een manier die voor hen comfortabel voelt.

Creëer een werkomgeving die je werknemers nergens anders vinden.

Zorg voor een onweerstaanbare bedrijfscultuur met respect voor jouw werknemers als persoon. Zorg dat je weet welke momenten het belangrijkst zijn voor je werknemers en zet volop in op employee wellbeing. Maak het leven van je werknemers zo aangenaam mogelijk!

Haal dus die office dog terug naar kantoor, vul de snackautomaat met onweerstaanbare en vooral gezonde snacks, haal de fun terug naar kantoor en ga volop voor informele momenten!

We gaan niet terug naar het oude ‘normaal’, maar is dat eigenlijk zo erg? Dit is onze kans om een nieuwe, nog veel betere (werk)realiteit te creëren!